Bedrijfsvoering | Begroting 2018

Bedrijfsvoering in 2018

Als gemeente willen we dat alles wat we doen en laten bijdraagt aan het geluk van onze inwoners. Wij geloven dat een efficiënte, klantgerichte en betrouwbare gemeente bijdraagt aan het geluk van inwoners. Het werk van de ondersteunende taakvelden richt zich in 2018 dan ook op drie doelen: zorgen dat de gemeente efficiënter werkt, zorgen dat de gemeente klantgerichter werkt en bevorderen dat de gemeente goede besluiten neemt (rechtmatig, doelmatig en legitiem). Hierdoor draagt de ondersteuning van de beleidsafdelingen in belangrijke mate bij aan een verhoogd vertrouwen van de inwoners in de gemeente.

Organisatie → ondersteuning
Facilitair:
In 2018 gaan we het flexibel werken nog beter ondersteunen. Dit doen we met een app om collega’s te kunnen vinden, door meer lockers voor documenten en apparatuur te plaatsen en een nieuw alarmeringssysteem voor de bedrijfshulpverlening en het agressie-preventieteam te installeren. Een aantal open spreekkamers maken we beter geschikt voor privacygevoelige gesprekken.
Door een andere inrichting van de raadszaal en foyer, plus toepassing van nieuwe beeld- en geluidsinstallaties, gaan we deze ruimtes geschikt maken voor multifunctioneel gebruik. De nieuwe inrichting daagt ook bij aan de wens van de raad om raadsvergaderingen dynamischer, toegankelijker en aantrekkelijker te maken voor inwoners.
Elektrische bedrijfsauto’s
In 2018 lopen de leasecontracten van een groot aantal bedrijfsauto’s af. Niet alle auto’s worden vervangen, want doordat we van 4 naar 2 werklocaties zijn gegaan, hebben we minder auto’s nodig. Dit biedt ons de mogelijkheid om budgettair neutraal de overstap te maken naar elektrisch rijden, waarmee wij als gemeente laten zien dat wij duurzaamheid hoog in het vaandel hebben.
Archieven
In 2017 heeft de provincie de zorg voor onze gemeentelijke archieven beoordeeld als redelijk adequaat. In 2018 richten we ons op het verbeteren van de kwaliteitszorg en op het digitaliseren van de werkprocessen.
In 2017 zijn we gestart met het bewerken en overbrengen van de fusiearchieven. Dit project ronden we in 2018 af.
Het regionaal historisch archief Alkmaar start in 2018 met het inrichten van een e-depot. Wij starten in 2018 een pilot om hierop aan te sluiten.
Huisvesting
De gemeente Schagen heeft sinds haar bestaan fors bespaard op de kosten van huisvesting van de ambtelijke organisatie. Bij de start van de gemeente is het gemeentehuis in Schagerbrug buiten gebruik gesteld. De instandhoudingskosten bedroegen na de fusie ongeveer € 60.000 per jaar. Deze werden gedekt uit de frictiegelden. Door de verkoop van het pand in het afgelopen jaar zijn deze lasten vervallen.
In maart 2015 is besloten het pand Westerpark 20 af te stoten en het pand Laan 19 her in te richten met het concept van flexplekken. Dit levert jaarlijks een voordeel op van € 186.000 die is ingezet voor de bezuinigingstaakstelling.
Als gevolg van de ontvlechting van de COWWI kon het pand Oostwal 2 afgestoten worden. Door de snelle verkoop levert dit ook snel een voordeel op van € 150.000 structureel wat ingezet wordt om het schaalverkleiningsnadeel van de ontvlechting op te vangen.
Per saldo is dus sinds de fusie € 396.000 op de kosten van huisvesting van de organisatie bespaard.
P&O → formatie
Formatie & Strategische Personeelsplanning
De bezuinigingstaakstelling van € 1,5 miljoen op apparaatskosten wordt in 2018 gerealiseerd. Daarmee is een aanzienlijke efficiëncyslag gemaakt. Dit betekent echter druk op het personeel en op de personeelskosten. Dit managen we door middel van Strategische Personeelsplanning (SPP). Op basis hiervan hebben we de huidige personeelsformatie en de formatie die vanaf 2019 nodig is in kaart gebracht.
Uit deze analyse blijkt dat we de komende jaren uitkomen met het huidige personeelsbudget.
In 2019 is sprake van een lichte daling in de verwachte vaste personeelsformatie. We verwachten een toename van behoefte aan flexibel personeel. Ook voorzien we dat in de vaste formatie soms hogere inschaling van functies nodig zal zijn.
De complexiteit van de dienstverlening en nieuwe werkwijzen in samenhang met een verhoging van de kwaliteit vraagt nog beter gekwalificeerd personeel. We zitten dan ook in diverse transitiefasen bij de verschillende organisatieonderdelen. Dit vraagt om investering van tijd en geld in training, opleiding, coaching en doorontwikkeling van onze medewerkers.
Waar niet voldoende kwaliteit in eigen huis aanwezig en/of ontwikkelbaar is, halen we dit met externe inhuur van deskundigen. Het relatief hoge ziekteverzuim evenals de toename van moeilijk vervulbare vacatures door een meer gespannen arbeidsmarkt vraagt ook meer tijdelijke inhuur en daarmee ook duurder personeel.
Genoemde ontwikkelingen brengen de nodige financiële risico’s met zich mee. Hiervoor hebben we een aantal scenario’s in beeld gebracht en doorgerekend. Daaruit blijkt dat in een “worst case” scenario in 2018 een incidenteel tekort van maximaal 0,8 mln. op het personeelsbudget kan ontstaan.
In-, door- en uitstroom
In 2018 verlaat naar verwachting 6% van de medewerkers de organisatie: een deel op eigen initiatief, een deel door pensioen en anderen omdat zij in het kader van hun loopbaanperspectief en op basis van de SPP worden gestimuleerd om tijdelijk of definitief elders te gaan werken. Deze uitstroom wordt niet automatisch vervangen, maar steeds op basis van nut en noodzaak beoordeeld. Wanneer we voor vervanging kiezen, kan dit tijdelijk of vast op basis van een profiel dat aan de moderne eisen voldoet. Als er aanleiding is om vacatureruimte flexibel in te vullen door externe inhuur, dan kiezen we daarvoor. Bij (tijdelijke)vervanging of werving kijken we altijd eerst of eigen medewerkers de de taken kunnen doen. Dit draagt bij aan de afwisseling, persoonlijke groei, doorstroming (6%) en tevredenheid, dus aan het welzijn van de medewerkers. Daarnaast sturen we - in het kader van vergroening - bij instroom (6%) op jonge mensen, onder meer door een eigen traineeprogramma.
Ziekteverzuim → 6% naar 5%
Ziekteverzuim en Arbo
De ambitie van dit college is een verzuim van maximaal 4%. We streven er naar om in 2018 het ziekteverzuim van 6% (in 2016) terug te brengen naar 5%. De aandacht ligt hierbij op kort- en kortfrequent verzuim, waarbij we insteken op preventie, intensieve ziekteverzuimbegeleiding en training van leidinggevenden. In het kader van de Arbowet bieden we in 2018 de medewerkers een Preventief Medisch Onderzoek aan.
Juridische zaken → mediation
De gemeente Schagen werkt aan beter contact met de inwoner en grotere effectiviteit, bijvoorbeeld door vermindering van formele procedures, kortere doorlooptijden en oplossingen op maat. Zowel de informele aanpak, het ambtelijk horen en mediation dragen hieraan bij.
Mediation
Binnen het huidig juridischee kader past de mogelijkheid van mediation. Juridische Zaken bereidt zich daarop voor door één van de medewerkers op te leiden tot mediator. In 2018 gaat mediation deel uitmaken van de informele manier van klantbenadering en de procedures waarin men dreigt te raken. De organisatie en de inwoner zullen op de mogelijkheid van mediation worden gewezen. We gaan een plan van aanpak opstellen om in 2018 hiermee een begin te kunnen maken.
Regionale bezwarencommissie
Voor de zaken die nog wel voorgelegd worden aan een bezwarencommissie onderzoeken we de mogelijkheid van een regionale commissie.
Juridische kwaliteitsscans
Voor de control- en kwaliteitsmetingen scannen we de verschillende soorten besluiten per afdeling aan de hand van een bepaald normenkader. De resultaten bespreken we samen met de medewerkers. We voorzien hen zo nodig van advies voor verbetering. We streven ernaar om in 2018 80% van de vooraf bepaalde producten gescand te hebben.
Contractbeheer
Juridische Zaken gaat onderzoek doen naar contractbeheer binnen de organisatie.
Financiën → betalen < 7 dagen
We streven ernaar om in 2018 97% van de crediteurenfacturen binnen 7 werkdagen te kunnen betalen (thans 95)
In 2018 leveren we de p&c producten digitaal en transparant aan, vanuit het bewustzijn dat dit bijdraagt aan het vertrouwen van inwoners in de overheid;
In 2018 zetten we in op het verder verbeteren van de financiële paragraaf in raadsvoorstellen
Inkoop → contractmanagement
Taakveld Inkoop houdt zich bezig met doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden. In 2018 ontwikkelen we de uit het Lean-traject bepaalde tussendoelen verder, zoals contractmanagement, het realiseren van een gesloten bestelsysteem en het gebruik maken van de verplichtingenadministratie. Verder houden we de inkoop- en aanbestedingskalender actueel, waardoor inkoop meer in control komt.
Tenslotte ontwikkelen we in 2018 de beoogde inkooptoolkit, waarin alle inkoopdocumenten, wijzigingen van. wet- en regelgeving en inkoop-gerelateerde informatie beschikbaar is voor de gemeentelijke organisatie. Hiermee dragen we bij aan de zelfstandige en decentrale uitvoering van enkelvoudige- of meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure.
Communicatie → klantgericht
Campagne Samen werken aan geluk
De campagne ‘Samen werken aan geluk’, die we in de tweede helft van 2017 zijn gestart, is ook in 2018 een belangrijk speerpunt voor de organisatie. Extern draagt de campagne bij aan de beeldvorming over het werk van de gemeente en helpt zij de drempel tot participatie te verlagen. Intern benutten we de campagne om medewerkers meer vraaggericht te leren communiceren en hun communicatieve vaardigheden in het algemeen verder te ontwikkelen.
Sociale media
Inwoners mogen zelf bepalen via welk kanaal zij met de gemeente in contact komen. Het bereik van onze facebookpagina is in 2017 gestaag doorgegroeid. Hierdoor neemt ook het gebruik van dit kanaal door inwoners toe. Steeds vaker komen meldingen en vragen aan de gemeente via facebook binnen. In 2018 gaan we daarom meer inzetten op facebook-webcare, zodat inwoners ook bij verdere toename van het gebruik van facebook kunnen blijven rekenen op een snelle en adequate reactie.
Daarnaast maken we medewerkers van de gemeente bewust van de kansen van sociale media om in gesprek te komen met onze inwoners en andere stakeholders en we stimuleren hen hierbij om sociale media in te zetten.
Lezersgerichte, begrijpelijke brieven
We herschrijven al onze standaardbrieven zodat ze voor inwoners makkelijk leesbaar en begrijpelijk zijn. Hiermee zijn we in 2017 begonnen; in 2018 ronden we dit project af.
Daarnaast trainen we alle medewerkers die namens de gemeente brieven versturen in het schrijven van lezersgerichte, begrijpelijke teksten. In 2017 zijn we hiermee begonnen; in 2018 gaan we hier mee verder. Nadat medewerkers zijn getraind, houden we door middel van steekproeven een vinger aan de pols, om de leesbaarheid van brieven duurzaam te borgen. Waar nodig herhalen we trainingen en/of coachen we de schrijvers. Team Communicatie levert hierin zo veel mogelijk maatwerk.
AO-IB → control
Op het gebied van Control (AO/IB) streven we naar een hoger volwassenheidsniveau voor de gehele organisatie. Om dit te bewerkstelligen is onder meer gekozen om een concern controller aan te stellen. De aandachtspunten voor 2018 zijn:
meer aandacht voor samenhang en integratie van initiatieven;
resultaten beter meetbaar maken;
meer nadruk op borging in de processen.
Het centrale thema is: van ‘goed gegaan’ naar ‘goed gedaan’. Dat betekent dat de focus steeds meer verschuift van controle op de resultaten naar audits op het proces. De verbeteringen moeten zich in 2018 onder meer manifesteren in het dashboard van het MT en de controlling van de projecten.
I&A → privacy
Informatisering en automatisering
In 2018 ligt onze focus op het applicatielandschap van de gemeente en de zaakgerichte opslag van informatie. Wij gaan werken met een aantal nieuwe applicaties en een door ons zelf ontwikkeld zakensysteem, inclusief digitaal ondertekenen van documenten. De basisregistratie geografische topologie (BGT) wordt verrijkt met informatie en wordt het vertrekpunt voor de beheerprocessen openbare ruimte.
Op het gebied van de automatisering hebben we in 2017 grote slagen gemaakt. Zo hebben we onze computersystemen in de cloud ondergebracht. In 2018 gaan wij verder met innoveren door nog meer gebruik te maken van cloud-technieken en mogelijkheden zoals Office 365. Zo ondersteunen we het flexibel werken en het BYOD-bedrijfsvoeringsprincipe optimaal.
Naast onze eigen plannen voeren we ook het Landelijke programma ‘Digitale Agenda 2020’ uit.
Speerpunten zijn het gebruik van Landelijke voorzieningen, de bouw van het Digitale Stelsel Omgevingswet en het gezamenlijk voeren van aanbestedingen. Daarbij hanteren wij als een van de eerste gemeenten de nieuwe GIBIT-inkoopvoorwaarden.
Informatiebeveiliging & privacy
Goede informatiebeveiliging en het borgen van de privacy zijn belangrijke voorwaarden om als organisatie verder te kunnen innoveren. Wij hanteren de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). De beveiligingsmaatregelen worden getoetst via audits. Daarnaast werken we aan de bewustwording in de organisatie voor het belang van informatiebeveiliging, waaronder het verantwoord omgaan met informatie op mobiele apparaten. Op 25 mei 2018 treedt nieuwe Europese wetgeving in werking op het gebied van de privacy (Algemene verordening gegevensbescherming).